Schulungsportal für Unternehmen: Funktionen und Vorteile.
Organisieren Sie Mitarbeiterschulungen, Fristen und Nachweise in einem gemeinsamen Portal. Von der Schulungszuweisung über Online-Lernen und Zertifikate bis zur Wirksamkeitsprüfung und zum Jahresaudit begleitet der Dienst Ihren Schulungsprozess. Sie nutzen das Schulungsportal der Sentitec Akademie; wir betreiben den Server in Deutschland.
Anforderungen besprechenEin klarer Einstieg.
Eine erkennbare Marke.
Das Sentitec-Portal begrüßt Mitarbeitende mit einer eigenen Willkommensgrafik und dem Firmenlogo. Die Originalbilder zeigen die Gestaltung des Einstiegs – nicht die Verwaltungsfunktionen des Portals.
Gestaltungsbeispiel aus dem Sentitec-Schulungsportal. Keine Abbildung von Mitarbeiterdaten.
Schulungen den richtigen Mitarbeitenden zuordnen
Fassen Sie Mitarbeitende nach Abteilung oder Tätigkeit in Gruppen zusammen und weisen Sie die passenden Schulungen zu. Legen Sie fest, wer Mitarbeiterdaten pflegt und wer als Vorgesetzter verantwortlich ist. So ist für alle Beteiligten klar, welche Aufgaben sie übernehmen.
Ihr Vorteil: Sie müssen Schulungen nicht für jede Person einzeln organisieren und können Zuständigkeiten nachvollziehen.
- Firmen- und Gruppenstruktur
- Mitarbeiterdaten aus einer Datei übernehmen oder einzeln anlegen
- Verantwortlichen Vorgesetzten je Mitarbeiter festlegen
- Rollen für Administration und Führungskräfte
Wissen prüfen und Schulungen rechtzeitig wiederholen
Mitarbeitende bearbeiten Lerninhalte und beantworten Quizfragen. Fragen und Antworten können Bilder enthalten, zum Beispiel zur Erkennung einer Gefahrensituation. Sie legen fest, bis wann eine Schulung erledigt sein muss und wann sie wiederholt wird. Erinnerungen unterstützen das Nachfassen bei offenen Aufgaben.
Ihr Vorteil: Wissensprüfung, Bearbeitungsfrist und Wiederholung greifen ineinander, statt in getrennten Listen gepflegt zu werden.
- Digitale Inhalte und textbasierte Quizze
- Mehrere Fragebilder und optionale Bildantworten
- Wiederholungsrhythmus und Bearbeitungsfrist getrennt
- Automatische und manuelle Erinnerungen
Zertifikate und weitere Nachweise an einem Ort
Nach einem erfolgreichen internen Abschluss wird ein PDF-Zertifikat erstellt. Auch Nachweise externer Schulungen und gemeinsam durchgeführter interner Schulungen lassen sich erfassen. In der Mitarbeiterakte sehen berechtigte Verantwortliche die Nachweise einer Person zusammen.
Ihr Vorteil: Bei Rückfragen müssen Sie Zertifikate und Schulungsnachweise nicht erst aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.
- PDF-Zertifikate und Firmenvorlagen
- Externe Dokumente und Fälligkeiten
- Interne Gruppenschulungen
- Zertifikatsarchiv und geschützte Downloads
Wirksamkeitsprüfung: Wird das Gelernte angewendet?
Ein bestandenes Quiz zeigt, dass die Fragen richtig beantwortet wurden. Die Wirksamkeitsprüfung ergänzt die Einschätzung im Arbeitsalltag: Vorgesetzte bewerten mit „Nicht erfüllt“, „Zur Zufriedenheit erfüllt“ oder „Vollumfänglich erfüllt“. Sie können mehrere Aufgaben gemeinsam bewerten und Anmerkungen oder Nachweisdateien ergänzen. Bei „Nicht erfüllt“ wird die betroffene interne Schulung erneut geöffnet. Eine monatliche Sammelmail erinnert an offene Bewertungen.
Ihr Vorteil: Sie dokumentieren nicht nur die Teilnahme, sondern auch die Einschätzung der verantwortlichen Führungskraft zur Anwendung des Wissens.
- Drei verständliche Bewertungsstufen
- Einzel- und Sammelbewertungen mit Anmerkungen
- Praxisnachweise als PDF, JPG, PNG oder DOCX
- Historie und geschützte Nachweise in der Mitarbeiterakte
Abschlussnachweise in Deutsch und Englisch
Benötigen Teams englische Nachweise, können Sie die Ausgabe je Gruppe auf Deutsch und Englisch stellen. Dafür werden englische Titel, Inhaltsbeschreibungen und Zertifikatstexte hinterlegt. Es entstehen zwei getrennte PDFs, die per Mail und im Downloadbereich bereitstehen. Die Sprachauswahl betrifft die Zertifikate, nicht die gesamte Portaloberfläche.
Ihr Vorteil: Sie können deutsche und englische Abschlussnachweise bereitstellen, ohne zwei getrennte Schulungsakten zu führen.
- Zertifikatssprache je Gruppe auswählen
- Eigene englische Zertifikatsinhalte
- Zwei getrennte PDF-Zertifikate
- Bestehende Gruppen bleiben standardmäßig deutsch
Gemeinsam durchgeführte Schulungen dokumentieren
Auch eine Schulung vor Ort gehört in die Übersicht. Erfassen Sie eine interne Gruppenschulung mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmernachweis für bis zu 250 berechtigte aktive Mitarbeitende. Jede ausgewählte Person erhält einen eigenen Abschluss und ein Zertifikat. Wiederholungen und erforderliche Wirksamkeitsprüfungen werden anschließend im bestehenden Prozess berücksichtigt.
Ihr Vorteil: Online-Schulungen und interne Präsenzschulungen bleiben im selben Nachweissystem sichtbar.
- Gemeinsame Erfassung einer internen Schulung
- Teilnehmernachweis als PDF, JPG oder PNG
- Individuelle Zertifikate je Teilnehmer
- Frühere Schulungen und deren Teilnehmende einsehen
Weitere Dokumente verwalten und frühere Nachweise erhalten
Ordnen Sie Führerscheine, Beauftragungen, externe Zertifikate und Untersuchungsdokumente nach Kategorien. Dateien können einzeln oder für mehrere Mitarbeitende hochgeladen werden. Untersuchungsdokumente sind nur in der geschützten Mitarbeiterakte sichtbar und lösen keine Wirksamkeitsprüfung aus. Wird eine Person deaktiviert, bleiben frühere Nachweise erhalten; sie wird nicht weiter an aktive Aufgaben erinnert.
Ihr Vorteil: Sie behalten wichtige Dokumente und deren Fristen im Blick und können frühere Schulungen auch nach einem Austritt nachvollziehen.
- Kategorien und Fälligkeiten externer Dokumente
- Einzel- und Sammelupload
- Untersuchungen nur in der geschützten Mitarbeiterakte
- Historische Nachweise auch nach Deaktivierung
Jahresaudit: Was wurde erledigt, was ist noch offen?
Der Jahresaudit ist eine jährliche PDF-Übersicht Ihres Unternehmens. Acht Kennzahlen zeigen unter anderem abgeschlossene und offene Schulungen, Wirksamkeitsprüfungen sowie externe und abgelaufene Zertifikate. Detaillierte Listen ergänzen die einzelnen Nachweise. Am 31. Dezember wird der Bericht automatisch an die Unternehmensadmins versendet. Ein gebündelter Daten- und Dateiexport kann über die Sentitec Akademie erstellt werden. Der Bericht unterstützt Ihre Prüfung, ist aber keine externe Zertifizierung.
Ihr Vorteil: Sie erhalten eine gemeinsame Grundlage für Jahresgespräche, interne Kontrollen und die Vorbereitung auf ein Audit.
- PDF-Jahresaudit je Unternehmen und Jahr
- Acht Kennzahlen und detaillierte Einzelaufstellungen
- Automatischer Jahresversand an Unternehmensadmins
- Gebündelter Nachweisexport über die Sentitec Akademie
Microsoft 365: Daten abgleichen und mit dem Firmenkonto anmelden
Die Microsoft-365-Anbindung prüft Verzeichnisdaten und zeigt geplante Änderungen vor der Übernahme. Nach Freigabe können neue Mitarbeitende angelegt und Vor-/Nachnamen aktualisiert werden. Läufe sind manuell, täglich oder wöchentlich möglich. E-Mail-Adresse und Aktivstatus werden nicht automatisch geändert. Die Microsoft-Anmeldung wird je Unternehmen freigegeben und setzt eine bestätigte Kontozuordnung voraus. Aktuell sind 1.000 Mitarbeitende je Lauf vorgesehen; der Umfang ist technisch erhöhbar.
Ihr Vorteil: Sie können vorhandene Microsoft-Konten nutzen und ausgewählte Mitarbeiterdaten abgleichen, ohne Änderungen ungeprüft zu übernehmen.
- Verzeichnisprüfung und bestätigter Importplan
- Manuelle, tägliche oder wöchentliche Synchronisation
- Microsoft-Anmeldung mit kontrollierter Identitätszuordnung
- Aktuell 1.000 Mitarbeitende je Lauf; bei Bedarf technisch erhöhbar
Lassen Sie uns über
Ihre Anforderungen sprechen.
Erleben Sie, wie Ihr Team Schulungen zuweist, offene Aufgaben verfolgt und Nachweise abruft. Gemeinsam klären wir, welche Funktionen und begleitenden Leistungen zu Ihrem Unternehmen passen.
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