Schulungsmanagement:
alle Funktionen im Überblick.
Welche Funktionen helfen Ihrem Unternehmen, Mitarbeiterschulungen zu organisieren? Unser Schulungsportal verbindet Mitarbeiterverwaltung, Lerninhalte, Erinnerungen und Nachweise mit Wirksamkeitsprüfung und Jahresaudit. Sie nutzen den Dienst; die Sentitec Akademie betreibt den Server in Deutschland.
16 Funktionsbereiche – nach den Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden und Verantwortlichen geordnet. Den passenden Umfang stimmen wir mit Ihnen ab.
Passenden Leistungsumfang besprechen01 / FUNKTIONSBEREICH
Microsoft 365: API, Synchronisation & Anmeldung
Verzeichnisdaten vor Änderungen prüfen, Übernahmen kontrolliert bestätigen und zugeordneten Mitarbeitenden die Anmeldung mit Microsoft Entra ermöglichen.
- Microsoft-Verbindung je Unternehmen nach administrativer Freigabe und technischer Prüfung
- Statusanzeige, erneute Einrichtung und lokale Verbindungstrennung
- Schreibgeschützte Microsoft-Graph-Verzeichnisprüfung vor Datenänderungen
- Vollständiger Verzeichnisscan und Filter nach Handlungsbedarf, Abweichungen und Kontostatus
- Importplan mit ausgewählten Mitarbeitenden, geplanten Aktionen und Sperrgründen
- Begrenzter Pilot sowie bestätigter Import für Neuanlagen und Aktualisierungen
- Gespeicherte Verarbeitung im Hintergrund mit Ergebnisanzeige
- Automatische Synchronisation nach Unternehmensfreigabe: manuell, täglich oder wöchentlich
- Vollabgleich und anschließende Prüfungen geänderter Microsoft-Verzeichnisdaten
- Optional automatische Neuanlage geeigneter Konten und Aktualisierung von Vor-/Nachnamen
- Manuelle optionale Übernahme geänderter E-Mail-Adressen für über die feste Microsoft-Kontokennung zugeordnete Konten
- Änderungsbenachrichtigungen und Historie der letzten zehn Synchronisationsläufe
- Microsoft-Anmeldung mit unternehmensbezogener Freigabe der Microsoft-Anmeldung
- Bestätigte Zuordnung zu festen Microsoft-Kontokennungen (Object-IDs); keine neue Zuordnung allein anhand der Login-E-Mail
- Gemeinsame Kontoverknüpfung für die Microsoft-Anmeldung vorhandener eindeutiger Mitarbeitender ohne Stammdatenänderung
- Aktuell 1.000 Mitarbeitende je bestätigtem Lauf; bei Bedarf durch technische Anpassung erhöhbar
- Der beschriebene Umfang umfasst keine automatische E-Mail-Änderung, Deaktivierung oder Microsoft-Gruppensynchronisation
02 / FUNKTIONSBEREICH
Unternehmen, Rollen & Zuständigkeiten
Eine gemeinsame Arbeitsgrundlage mit getrennten Firmenbereichen und klar zugeordneten Aufgaben.
- Eigener Firmenbereich innerhalb des bereitgestellten Portals
- Unternehmensadmins, Gruppenverantwortliche und Mitarbeitende mit unterschiedlichen Verwaltungsrechten
- Direkte Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem verantwortlichen Vorgesetzten je Unternehmen
- Vorgesetztenzuordnungen einzeln oder gesammelt pflegen und umhängen
- Unternehmensadmins können im eigenen Unternehmen auch als Vorgesetzte zugeordnet werden
- Firmenbezogene Prüfung von Zugriffen und Verwaltungsaktionen
03 / FUNKTIONSBEREICH
Mitarbeiterverwaltung & Import
Mitarbeiterdaten zentral pflegen und den Einstieg neuer Kolleginnen und Kollegen vorbereiten.
- CSV-Import von Mitarbeitenden und manuelle Einzelanlage
- Optionale Einladung bei der manuellen Anlage
- Mitarbeiterliste mit Suche, Bearbeitung und Vorgesetztenanzeige
- Mitarbeitende ohne eigene E-Mail-Adresse berücksichtigen
- Mitarbeitende deaktivieren, ohne historische Nachweise zu entfernen
- Deaktivierte Mitarbeitende über eine berechtigungsgeprüfte Aktion reaktivieren
04 / FUNKTIONSBEREICH
Einladungen, Anmeldung & Passwort
Vom ersten Zugang bis zur laufenden Anmeldung gibt es einen eigenen Portalprozess.
- Portal-Loginseite mit optionalem Begrüßungsbild
- Einzel- und Sammel-Einladungen für noch nicht eingeladene Mitarbeitende
- Einmal-PIN zur ersten Vergabe des persönlichen Passworts
- Firmengebundene Prüfung der PIN und ihres Ablaufdatums
- Reguläre Anmeldung mit Benutzername und Passwort; Portal-E-Mail kann dem Login-Namen zugeordnet werden
- Passwort-Reset für Mitarbeitende mit eigener E-Mail-Adresse
- Zugangsdaten für Mitarbeitende ohne eigene E-Mail gesammelt an Vorgesetzte zur Weitergabe
- Abmeldung mit Rückleitung zur vorgesehenen Portalseite
05 / FUNKTIONSBEREICH
Gruppen & Schulungszuweisung
Tätigkeiten und Zielgruppen über Gruppen abbilden; fachliche Führung separat zuordnen.
- Gruppen in der Portaloberfläche anlegen, anzeigen und bearbeiten
- Mitarbeitende Gruppen zuordnen und Gruppenzuordnungen pflegen
- Schulungen über aktive Gruppen zuweisen
- Zugeordnete Schulungen in der Gruppenansicht einsehen
- Wiederholungsintervalle und Bearbeitungsfristen je Gruppenschulung pflegen
- Schulungsgruppen und direkte Vorgesetztenzuständigkeit getrennt verwalten
06 / FUNKTIONSBEREICH
Digitale Inhalte & Schulungsviewer
Lerninhalte bereitstellen und in den Schulungsprozess einbinden.
- Globale Schulungen mit Titel, Beschreibung und Inhaltslink zentral pflegen
- Schulungen für ausgewählte Unternehmen bereitstellen
- Lerninhalte im integrierten Viewer anzeigen
- SCORM-/Storyline-ZIP-Pakete hochladen, entpacken und eine Startdatei verwenden
- Storyline-, Rise- und generische SCORM-Pakete analysieren; konkreten Paketumfang vor Einsatz prüfen
- Rücksprung vom Training in die passende Portalansicht
07 / FUNKTIONSBEREICH
Quiz & Wissensprüfung
Wissen prüfen und Ergebnisse im Schulungsprozess dokumentieren.
- Quizze zu globalen Schulungen zentral anlegen und bearbeiten
- Fragen und Antworten pflegen und richtige Antworten festlegen
- Prozentuale Bestehensgrenze je Quiz einstellen
- Mehrere Bilder je Frage hinterlegen
- Antworten mit Bildern oder reine Bildantworten verwenden
- Quiz auswerten und bei Nichtbestehen die Antworten sichtbar erläutern
- Erneuten Quizversuch nach Nichtbestehen anbieten
- Prüfungsergebnisse und erfolgreiche Abschlüsse dokumentieren
08 / FUNKTIONSBEREICH
Dashboards, Status & Diagramme
Mitarbeitende und Verantwortliche sehen die für ihre Aufgaben passenden Informationen.
- Persönliche Schulungsübersicht als Liste und Kachelansicht
- Fällige Schulungen für Mitarbeitende und Unternehmensbereiche anzeigen
- Schulungsstatus nach offenen und abgeschlossenen Aufgaben filtern
- Noch nicht aktivierte Schulungen gesondert berücksichtigen
- Dashboard und Schulungsstatus für direkt zuständige Vorgesetzte
- Gruppenbasierte Abschlussübersicht als Diagramm-Grid
- Erinnerungen aus der administrativen Statusansicht auslösen
09 / FUNKTIONSBEREICH
Fristen, Wiederholungen & Erinnerungen
Wiederkehrende Schulungen als laufenden Prozess statt als einmalige Aktion organisieren.
- Initiale Bearbeitungsfrist ab erfolgreichem Versand der ersten Einladung
- Bearbeitungsfrist und Wiederholungsperiode getrennt berechnen
- Wiederholungsrhythmus am ersten erfolgreichen Einladungsdatum verankern
- Verspätete Abschlüsse verschieben den festen Rhythmus nicht laufend
- Automatische und manuell angestoßene Erinnerungsprozesse
- Wöchentliche Sammelberichte an Vorgesetzte für Mitarbeitende ohne eigene E-Mail
- Sammelhinweise zu Abschlüssen, Überfälligkeit, Wiederfälligkeit und neuen Schulungen
- Monatliche Sammelmail über offene Wirksamkeitsprüfungen
10 / FUNKTIONSBEREICH
PDF-Zertifikate & Sprachen
Abschlussnachweise personenbezogen erzeugen und bereitstellen.
- Interne PDF-Zertifikate nach erfolgreichem Abschluss erzeugen
- Firmenbezogene Zertifikatsgestaltung mit Logo, Hintergrund und Vorlagen
- Zertifikatsarchiv sowie eigene und administrative Downloadansichten
- Geschützte Zertifikatsdownloads nach Berechtigungsprüfung
- Zertifikatsmail mit den erzeugten Nachweisen
- Deutsch oder Deutsch + Englisch je Gruppe freigeben
- Englischen Titel, Inhaltsbeschreibung und Zertifikatstext separat pflegen
- Deutsche und englische Zertifikate als getrennte PDFs bereitstellen
- Freigegebene englische Zertifikate für bestehende Abschlüsse beim Download nacherzeugen
11 / FUNKTIONSBEREICH
Interne Gruppenschulungen & Präsenznachweise
Gemeinsam durchgeführte interne Schulungen im gleichen Nachweisprozess erfassen.
- Interne Gruppenschulung für bis zu 250 berechtigte aktive Mitarbeitende gemeinsam erfassen
- Auswahl auf die zugewiesene Schulung und berechtigte Teilnehmer begrenzen
- Schulungsdatum und tatsächliche Uhrzeit dokumentieren
- Gemeinsamen Teilnehmernachweis als PDF, JPG oder PNG hinterlegen
- Je Teilnehmer einen regulären Abschluss und ein internes Zertifikat erzeugen
- Wiederholungs- und Wirksamkeitslogik weiterverwenden
- Historie interner Gruppenschulungen mit aufklappbaren Teilnehmerlisten
12 / FUNKTIONSBEREICH
Externe Zertifikate & Dokumente
Weitere Qualifikations- und Beauftragungsnachweise strukturiert erfassen.
- Externe Dokumente einzeln oder für mehrere Mitarbeitende hochladen
- Titel, Anbieter, Ausstellungsdatum und gegebenenfalls Ablaufdatum erfassen
- Kategorien: Führerscheine, Bestellung/Beauftragung, externe Zertifikate und Untersuchungen
- Dokumentübersichten und Downloads nach Kategorien strukturieren
- Für externe Nachweise optional auf die Wirksamkeitsprüfung verzichten
- Untersuchungen grundsätzlich ohne Wirksamkeitsprüfauftrag behandeln
- Untersuchungsdokumente nur in der geschützten Mitarbeiterakte anzeigen, nicht im persönlichen Downloadbereich
13 / FUNKTIONSBEREICH
Wirksamkeitsprüfung & Praxisnachweise
Den Transfer in den Arbeitsalltag bewerten und Verantwortlichkeit dokumentieren.
- Prüfaufgaben für interne Abschlüsse und prüfpflichtige externe Nachweise
- Offene Aufgaben nach Mitarbeiter und Schulung durchsuchen
- Drei Stufen: Nicht erfüllt, Zur Zufriedenheit erfüllt, Vollumfänglich erfüllt
- Einzelbewertung oder gemeinsame Bewertung mehrerer ausgewählter Aufgaben
- Anmerkungen und Praxisnachweise als PDF, JPG, PNG oder DOCX ergänzen
- Bewertung mit verantwortlicher Person und Bewertungszeitpunkt dokumentieren
- Interne Schulung bei Nicht erfüllt erneut öffnen und Mitarbeiter informieren
- Wiederkehrende Prüfperioden und historische Bewertungen erhalten
- Fehlende Prüfaufgaben bei nachträglicher Vorgesetztenzuordnung für passende Abschlüsse ergänzen
14 / FUNKTIONSBEREICH
Mitarbeiterakte & Historie
Schulungs- und Nachweisdaten einer Person an einem gemeinsamen Ort zusammenführen.
- Mitarbeiterbezogene Suche und Aktenansicht
- Schulungen, interne Zertifikate und externe Dokumente zusammen anzeigen
- Wirksamkeitsbewertungen, Anmerkungen und Nachweisanhänge einsehen
- Fälligkeiten und Schulungsstatus in der Akte nachvollziehen
- Ehemalige Mitarbeitende als Ehemalig kennzeichnen und historische Akten erhalten
- Zugriff für früher zuständige Vorgesetzte anhand historischer Prüfaufgaben oder Bewertungen prüfen
- Deaktivierte Personen von aktiven Erinnerungs- und Prüfaufgabenlisten ausschließen
15 / FUNKTIONSBEREICH
Jahresaudit & geordneter Nachweisexport
Das Schulungsjahr je Unternehmen dokumentiert überblicken.
- PDF-Jahresaudit für ein ausgewähltes Unternehmen und Jahr erzeugen
- Acht Kennzahlen zu Mitarbeitenden, Schulungen, Wirksamkeitsprüfungen und externen Zertifikaten
- Bestandene, nicht bestandene und offene Ergebnisse grafisch darstellen
- Prüfungsläufe und Schulungen je Mitarbeiter auflisten
- Durchgeführte Wirksamkeitsprüfungen und offene Aufgaben zusammenführen
- Externe Zertifikate mit Anbieter, Ausstellungs-/Ablaufdatum und Status aufführen
- Firmenlogo im Bericht und in der Audit-Mail verwenden
- Automatischer Jahresversand am 31. Dezember an Unternehmensadmins
- Betreiberseitiger ZIP-Export von CSV-Daten, Zertifikaten und Praxisnachweisen
16 / FUNKTIONSBEREICH
Firmengestaltung & Kommunikation
Das bereitgestellte Portal und seine Nachrichten mit Unternehmensbezug gestalten.
- Firmenheader beziehungsweise Unternehmensbild im Portal hinterlegen
- Firmenbezogene Logos in Nachrichten und Zertifikatsvorlagen verwenden
- Einladungs- und Mailvorlagen mit Unternehmensbezug pflegen
- Einladungsmails mit Schrittfolge zur PIN und persönlichen Passwortvergabe
- Mailversand im Kontext des zugehörigen Unternehmensportals
BETRIEB DURCH DIE SENTITEC AKADEMIESie organisieren Schulungen.
Sie organisieren Schulungen.
Wir betreiben den Server.
Ihr Unternehmen braucht keine eigene Portalinstallation. Die Sentitec Akademie übernimmt den Serverbetrieb in Deutschland. Einrichtung, Inhalte und begleitende Betreuung werden im Angebot festgehalten; Ihr Team übernimmt die vereinbarten fachlichen Aufgaben.
- Serverbetrieb durch die Sentitec Akademie in Deutschland
- Keine eigene Portalinstallation erforderlich
- Unternehmensbezogene Einrichtung und vereinbarte Funktionen
- Abgestimmte Zuständigkeiten für Inhalte, Datenpflege und Betreuung
Den passenden Leistungsumfang gemeinsam festlegen.
- Diese Übersicht beschreibt die Funktionen unseres Schulungsportals einschließlich der Microsoft-365-Anbindung. Sie beziehen die Nutzung des Portals und die vereinbarten Leistungen, keine Plugin-Software zum Selbstbetrieb.
- Welche Funktionen Sie nutzen, hängt von Ihren Zugriffsrechten, der Einrichtung, den Schulungsinhalten und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Diese Punkte klären wir vor dem Start.
- Zertifikate können in Deutsch und Englisch bereitgestellt werden. Diese Sprachfunktion betrifft die Abschlussnachweise; weitere Sprachanforderungen besprechen wir gesondert.
- Vorhandene digitale Lernpakete, zum Beispiel aus Storyline oder Rise, können eingebunden werden. Das konkrete Paket wird vor dem Einsatz geprüft; nicht jedes Format ist automatisch geeignet.
- Der Jahresaudit unterstützt Ihre interne Kontrolle und Auditvorbereitung. Er ist ein Bericht aus den dokumentierten Daten, keine externe Zertifizierung.
IHR NÄCHSTER SCHRITTLassen Sie uns über
Lassen Sie uns über
Ihre Anforderungen sprechen.
Erleben Sie, wie Ihr Team Schulungen zuweist, offene Aufgaben verfolgt und Nachweise abruft. Gemeinsam klären wir, welche Funktionen und begleitenden Leistungen zu Ihrem Unternehmen passen.
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